Datenschutzhinweise
Diese Hinweise erläutern, welche personenbezogenen Daten wir in typischen B2B-Prozessen (Anfrage, Angebot, Auftrag, Lieferung, RMA) sowie beim Besuch unserer Website verarbeiten und zu welchen Zwecken.
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten (B2B)
Diese Hinweise erläutern, welche personenbezogenen Daten wir in typischen B2B-Prozessen (Anfrage, Angebot, Auftrag, Lieferung, RMA) sowie beim Besuch unserer Website verarbeiten und zu welchen Zwecken.
Verantwortlicher
Tokama ist die Marke der Sixpol Electronics OHG. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die im Impressum genannte Gesellschaft.
- Sixpol Electronics OHG
- Bindergasse 9
- I-39100 Bozen
- Italy - Südtirol
- E-Mail (info@tokama.it)
- (+39) 0471 301082
- IT01726110214 / 01726110214
- KRRH6B9
- Lukas Stuffer
Datenschutzbeauftragter
Sofern keine gesetzliche Pflicht besteht, ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt. Für Datenschutzanfragen nutzen Sie bitte die Kontaktadresse.
Welche Daten verarbeiten wir?
- Stammdaten & Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon, Firma, Funktion)
- Kommunikationsdaten (Anfragen, E-Mails, Gesprächsnotizen, Angebote, Anhänge)
- Auftrags- und Lieferdaten (Artikel, Menge, Zielort, Incoterms, Tracking, Wareneingang)
- Rechnungs- und Zahlungsdaten (Rechnungsadresse, USt-ID/MwSt.-Nr., Zahlungsstatus)
- RMA-/Service-Daten (Seriennummern, Fehlerbild, Fotos/Videos optional, Abwicklungsschritte)
- Website-/Technikdaten (IP-Adresse, Logfiles, Device/Browser, Zeitpunkt/URL-Aufruf)
Wozu verarbeiten wir diese Daten?
- Bearbeitung von Anfragen, Erstellung von Angeboten, Vertragsvorbereitung
- Auftragsabwicklung, Lieferung/Logistik, Kommunikation zu Status/Terminen
- Service- und RMA-Abwicklung inkl. Dokumentation
- Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. Handels- und Steuerrecht)
- IT-Sicherheit, Missbrauchs-/Fehleranalyse, Betrieb und Verbesserung der Website
- B2B-Beziehungsmanagement (z. B. Rückfragen, Follow-ups zu laufenden Vorgängen)
Rechtsgrundlagen (Auswahl)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag/Anbahnung (Anfrage, Angebot, Auftrag)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung (z. B. Aufbewahrungspflichten)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse (Betrieb/Sicherheit der IT, Missbrauchsprävention, B2B-Kommunikation im Rahmen bestehender Prozesse)
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z. B. optionale Cookies/Tracking, sofern eingesetzt)
Übersicht typischer Verarbeitungsvorgänge
| Vorgang | Daten (Beispiele) | Zweck | Rechtsgrundlage | Aufbewahrung (typisch) |
|---|---|---|---|---|
| Kontaktanfrage / Angebot | Name, Firma, E-Mail, Bedarf, Anhänge | Anfrage beantworten, Angebot erstellen | Art. 6(1)(b) DSGVO | Bis Vorgang abgeschlossen + interne Fristen |
| Auftrag & Lieferung | Artikel, Menge, Zielort, Incoterms, Tracking | Auftragsabwicklung, Logistik, Dokumentation | Art. 6(1)(b), ggf. (c) DSGVO | Nach Handels-/Steuerfristen |
| Rechnung / Buchhaltung | Rechnungsdaten, USt-ID, Zahlungsstatus | Abrechnung, Nachweise | Art. 6(1)(c) DSGVO | Nach Handels-/Steuerfristen |
| RMA / Service | Seriennr., Fehlerbild, Fotos/Videos optional | Prüfung, Freigabe, Abwicklung, Status | Art. 6(1)(b), ggf. (f) DSGVO | Bis Abschluss + interne Fristen |
| Website-Betrieb | IP, Logfiles, Browser/Device, URL/Time | Sicherheit, Stabilität, Fehleranalyse | Art. 6(1)(f) DSGVO | Kurzfristig (Log-Rotation) |
Empfänger / Auftragsverarbeiter
Wir setzen Dienstleister ein (z. B. Hosting, E-Mail, IT-Betrieb, Logistik/Transport, ggf. ERP/CRM). Diese verarbeiten Daten nur nach Weisung und im erforderlichen Umfang. Interne Zugriffe sind auf notwendige Rollen beschränkt.
Drittlandübermittlung
Sofern Dienstleister oder Unterauftragnehmer außerhalb des EWR eingesetzt werden, erfolgt die Übermittlung nur mit geeigneten Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln) und nur soweit erforderlich.
Speicherdauer
Wir speichern Daten so lange, wie sie für die jeweiligen Zwecke erforderlich sind. Geschäftsunterlagen werden entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert. Kommunikations- und Vorgangsdaten werden im Regelfall bis zum Abschluss des Vorgangs und anschließend nach internen Löschkonzepten bzw. gesetzlichen Pflichten aufbewahrt.
Ihre Rechte
Je nach Anwendbarkeit haben Sie insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – sofern Einwilligung genutzt wird
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Cookies & ähnliche Technologien
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Sicherheitsmaßnahmen
Wir nutzen technische und organisatorische Maßnahmen, um Daten vor Verlust, Missbrauch und unberechtigtem Zugriff zu schützen (z. B. Zugriffsbeschränkungen, Updates, Backup/Monitoring nach Bedarf).
Automatisierte Entscheidungen
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
Änderungen dieser Hinweise
Wir aktualisieren diese Hinweise bei Bedarf (z. B. bei Prozess- oder Technikänderungen). Das Datum der letzten Aktualisierung finden Sie oben.
